Обычно человек вспоминает про тайм-менеджмент тогда, когда в жизни все идет кувырком. Он много работает, но список дел не уменьшается, а сроки «горят». Как же научиться планировать так, чтобы и пяти часов в сутки хватало на решение всех важных задач?
Колесо благополучия – отражение качества жизни
С точки зрения тайм-менеджмента благополучная жизнь сбалансирована. Чтобы понять это, нужно представить круг, рассеченный на 8-9 секторов. Каждый из них соответствует определенной стороне жизни. Семья, карьера, финансы, здоровье, хобби, путешествия, — у каждого человека свой набор приоритетных сфер. Такой круг обычно называют колесом жизненного баланса. Колесо считается полноценным, если человек удовлетворен любой из сфер. Если хотя бы одна часть колеса вызывает недовольство, то это сигнал к тому, что пора заняться тайм-менеджментом.
Постановка целей
Определившись с жизненными приоритетами и проанализировав свое колесо, необходимо поставить цели. Ппоможет сделать это правильно. В основе воображаемой пирамиды – долгосрочные цели. Их не должно быть много. Предполагается, что в течение 1-3 лет основные усилия будут направлены на их достижение. Затем нужно составить перечень краткосрочных целей. Это этапы длиной в несколько месяцев, которые приближают человека к главному. Далее составляются планы на месяц, на неделю и на каждый день. Всегда следует помнить, что даже ежедневные задачи должны быть частью реализации основной цели.
Срочно или важно? Расстановка приоритетов
Один из самых эффективных методов самоорганизации — матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент Дуайт Дэвид Эйзенхауэр делил все свои задачи на 4 типа. Важные и срочные – это те, которые требуют безотлагательного действия прямо сейчас. Важные и несрочные – дела, которые принесут выгоду в перспективе. Срочные и неважные – обычно мелкие задачи, отвлекающие от серьезных дел. Несрочные и неважные – поглотители времени.
Именно такая последовательность действий должна лежать в основе распорядка дня. Причина кроется в принципе Парето, согласно которому 20% дел определяют 80% всех результатов. Таким образом, важные задачи (срочные и несрочные) – это те самые 20%, от которых зависит эффективность человека. Как правило, в этой категории находятся дела, напрямую ведущие к долгосрочной цели.
Поглотители времени
В течение дня человек десятки раз отвлекается на всевозможные пустяки. Чаще всего это приятные и интересные действия: заглянуть в «Твиттер», поболтать с коллегой, посмотреть популярный сегодня ролик в интернете. Это ловушки времени, которые сейчас модно называть хронофагами. Они обрекают человека на отсутствие продвижения в любых делах. Соблазнившись на очередную чашечку кофе или чтение рекламной рассылки, сложно вернуться к прерванному занятию.
К этой группе дел можно также отнести действия, которые стали легкими в исполнении и перестали человека развивать. В таком случае стоит перейти к решению тех задач, которые позволят выйти из зоны комфорта.
Отличная книга на эту тему «Книга: 25-й час. Руководство по управлению временем»
Проактивный подход
Для того чтобы не сбиться с курса и реализовать задуманное, нужно стать проактивным. Согласно теории психолога Виктора Франкла, проактивный человек – это тот, кто берет ответственность за своё жизненное положение на себя, а не ищет причины неудач во внешнем мире.
Как применить проактивный подход в тайм-менеджменте? Секрет – в профилактике проблем. Каждый раз в трудной ситуации, нужно спросить себя: «Как я могу предотвратить эту сложность в дальнейшем?». Если человек хочет быть успешным, он должен направить усилия на оптимизацию своей работы и на развитие навыков. Такой подход – залог того, что позже не придется тратить своё время на работу над ошибками.
В отличие от проактивной, реактивная реакция на ситуацию – хаотичная, эмоциональная, когда при решении проблемы не подразумевается её предотвращение в будущем.
Важный нюанс
Нельзя планировать слишком много дел. Главная цель тайм-менеджмента – это личная эффективность. Лучше сделать самое важное, но основательно, чем выполнить всё, но в спешке и со средним качеством. Это и есть гармоничное управление временем.
