Архивная обработка документов в вопросах и ответах

Архивная обработка документов в вопросах и ответах

Многие люди, даже те, кто ведет собственный бизнес и у кого есть архив в компании, не до конца понимают, что такое архивная обработка документов, как и, главное, зачем она проводится. Из-за этого многие самостоятельно созданные архивы сделаны неправильно и не упрощают жизнь, как должны, а наоборот, усложняют ее. Решений у этой проблемы два — либо нанимать профессионалов для создания архива, либо глубоко погружаться в вопрос и разбираться в правилах обработки бумаг.

Что такое архивная обработка документов?

Архивная обработка документов — это процедура, которую необходимо проводить при создании архива на предприятии, при передаче документов в государственные архивные фонды, а также при отправлении бумаг на внеофисное хранение.

Такая обработка включает в себя следующие этапы:

  • экспертиза ценности документов — иными словами, это оценка того, подлежат ли бумаги хранению, нужны ли они для работы предприятия;
  • выяснение сроков хранения каждого документа;
  • систематизации бумаг по типу, степени важности и т.д.;
  • оформление дел, которое необходимо проводить в строгом соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»;
  • выделение дел с истекшим сроком годности и — возможно — профессиональное, конфиденциальное уничтожение документов;
  • подготовка актов о проведенных работах.

Более подробную информацию о процедуре вы можете найти на этой странице: http://pga-spb.ru/arhivnaya_obrabotka_dokumentov.

Зачем нужна архивная обработка документов?

В ряде случаев такая обработка — требование закона. Например, ни один государственный архив не примет на хранение бумаги в ненадлежащем состоянии. Речь идет, в первую очередь о тех компаниях, которые завершают свою деятельность — при ликвидации ряд документов по закону нужно передать в государственные архивы.

То же самое можно сказать и о тех ситуациях, когда бумаги передают на хранение в архивохранилища. Но в этом случае архивная обработка будет проведена профессионалами из этой компании.

И, наконец, третья причина — это требования здравого смысла и практичности. Правильно созданный архив в компании позволяет решить сразу несколько задач:

  • продлить срок службы документов;
  • сэкономить время и силы на поиск, а иногда и восстановление утраченных или потерянных бумаг;
  • всегда иметь порядок в документах, что упрощает документооборот в компании и делает ее работу более эффективной;
  • иметь готовую систему хранения, благодаря которой будет понятно, куда помещать новые бумаги;
  • иметь удобный каталог и — в большинстве случаев — электронный архив, что также делает любые взаимодействия с документами более эффективными.
Загрузка ...
Adblock detector