Многие люди, даже те, кто ведет собственный бизнес и у кого есть архив в компании, не до конца понимают, что такое архивная обработка документов, как и, главное, зачем она проводится. Из-за этого многие самостоятельно созданные архивы сделаны неправильно и не упрощают жизнь, как должны, а наоборот, усложняют ее. Решений у этой проблемы два — либо нанимать профессионалов для создания архива, либо глубоко погружаться в вопрос и разбираться в правилах обработки бумаг.
Что такое архивная обработка документов?
Архивная обработка документов — это процедура, которую необходимо проводить при создании архива на предприятии, при передаче документов в государственные архивные фонды, а также при отправлении бумаг на внеофисное хранение.
Такая обработка включает в себя следующие этапы:
- экспертиза ценности документов — иными словами, это оценка того, подлежат ли бумаги хранению, нужны ли они для работы предприятия;
- выяснение сроков хранения каждого документа;
- систематизации бумаг по типу, степени важности и т.д.;
- оформление дел, которое необходимо проводить в строгом соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»;
- выделение дел с истекшим сроком годности и — возможно — профессиональное, конфиденциальное уничтожение документов;
- подготовка актов о проведенных работах.
Более подробную информацию о процедуре вы можете найти на этой странице: http://pga-spb.ru/arhivnaya_obrabotka_dokumentov.
Зачем нужна архивная обработка документов?
В ряде случаев такая обработка — требование закона. Например, ни один государственный архив не примет на хранение бумаги в ненадлежащем состоянии. Речь идет, в первую очередь о тех компаниях, которые завершают свою деятельность — при ликвидации ряд документов по закону нужно передать в государственные архивы.
То же самое можно сказать и о тех ситуациях, когда бумаги передают на хранение в архивохранилища. Но в этом случае архивная обработка будет проведена профессионалами из этой компании.
И, наконец, третья причина — это требования здравого смысла и практичности. Правильно созданный архив в компании позволяет решить сразу несколько задач:
- продлить срок службы документов;
- сэкономить время и силы на поиск, а иногда и восстановление утраченных или потерянных бумаг;
- всегда иметь порядок в документах, что упрощает документооборот в компании и делает ее работу более эффективной;
- иметь готовую систему хранения, благодаря которой будет понятно, куда помещать новые бумаги;
- иметь удобный каталог и — в большинстве случаев — электронный архив, что также делает любые взаимодействия с документами более эффективными.
